15 | 10 | 2022

La inteligencia artificial y la automatización ayudan a los abogados a revisar toneladas de documentos para acelerar las fusiones y adquisiciones

Revise 4,000 documentos legales complejos en unos pocos días en lugar de tres meses. ¡La inteligencia artificial era la única solución!

Se le presentó una asignación a un bufete de abogados bien establecido de Varsovia, que opera desde hace más de 30 años y se especializó en la realización de proyectos masivos y complejos. Como parte de la Fusión y Adquisición de una prestigiosa empresa de energía, tuvieron que revisar con precisión más de 4,000 documentos de clientes como parte del proceso de due diligence.

Desplegando nuestro Sistema AIdot en un entorno dedicado seguro en AWS (Amazon Web Services), en un corto espacio de tiempo y sin grandes gastos. Después de algunos ajustes para garantizar que el texto en polaco se extraiga correctamente de los documentos escaneados, estábamos listos.

Los abogados y asistentes legales, después de una breve capacitación, podrían cargar documentación legal relevante y hacer preguntas para encontrar respuestas relevantes para el proceso de diligencia debida. Querían asegurarse de que los datos que han recibido estén intactos y no falte nada.

Testimonios de

Un bufete de abogados establecido, con más de 30 años de experiencia, con sede en Varsovia, quería adoptar la inteligencia artificial para resolver una enorme cantidad de documentación.

Medio ambiente

Infraestructura local con información de datos guardada en numerosos servidores, además de un entorno de AWS con ubicación física resistente en la UE

Objetivo

El objetivo principal era utilizar la inteligencia artificial y sus módulos, como el aprendizaje automático y el procesamiento del lenguaje natural, para leer y comprender la gran cantidad de datos de los clientes que el bufete de abogados tuvo que procesar como parte de la fusión y adquisición con precisión y en un breve tiempo posible.

Dividamos esos objetivos en Cuatro Pilares

- PRESIDENCIALES – normalmente, ese proceso tomaría más de tres meses ya que cada documento tenía más de 50 páginas, un documento escaneado (a veces las páginas no están alineadas y no puede usar Ctrl + F para encontrar la información). La operación manual era la única opción conocida, lo que significaba que algunos profesionales legales tenían que desviarse de su trabajo de alto valor a una revisión de documentos mundana y repetitiva. Esto lo hemos evitado adoptando la Inteligencia Artificial

- CRECIMIENTO – a partir de los plazos inminentes y la solución de IA disponible, hemos implementado el sistema AIdot para este proyecto – para satisfacer los requisitos del bufete de abogados. Sin embargo, luego de las pruebas iniciales y el procesamiento de la carga de trabajo, los profesionales legales observaron que podrían usar esto como una ventaja en otros proyectos, como otra corriente de negocios para sus operaciones.

- RIESGOS MITIGANTES – ¿Cuál es el mayor riesgo que todos los abogados temen – cometer un error? La Inteligencia Artificial es como un experto que constantemente, sin descanso, revisa la información. AI realiza 2 mil millones de operaciones en un abrir y cerrar de ojos para garantizar que todo esté correcto y lo hace las 24 horas del día, los 7 días de la semana. La precisión es primordial en el sector legal, y la IA siempre ofrece esto: 'Cinturón y aparatos ortopédicos'

- AUTOMATIZACIÓN – además de cargar documentos y especificar una serie de preguntas en la plantilla, no se requirió ninguna entrada por parte del usuario. Todas las respuestas se exportaron a una hoja de cálculo para proporcionar un informe preciso y coherente sobre los datos procesados.

Lo que fue hecho

Ya teníamos un SaaS listo para implementar: AIdot System, dedicado a la comparación de documentos o la revisión de datos. Sin embargo, tuvimos que ajustar el sistema para cumplir con criterios cruciales:

— En este caso particular, el 90 % de los documentos eran escaneos de PDF en polaco. Tuvimos que asegurarnos de que el alfabeto polaco fuera reconocido por el OCR (reconocimiento óptico de caracteres). De hecho, ese fue un descubrimiento crucial, ya que abrió un camino para otros idiomas. Además, hemos ordenado todos los elementos innecesarios de los documentos escaneados, como sujetapapeles visibles, sellos irreconocibles, etc. Eso fue importante para otro paso: la traducción.

— La inteligencia artificial (IA) y la comprensión del lenguaje natural (NLU) funcionan mejor en inglés; ¿por qué? En el caso de que trabajemos para nuestros clientes, trabajábamos con miles de documentos extensos y querían encontrar respuestas precisas a preguntas complejas. AIdot System manejó esto muy bien en inglés y pudimos cumplir con los requisitos cada vez.

— Usando códigos de colores, hemos resaltado automáticamente el texto más importante para los abogados, como lugares, direcciones, personas y fechas, para llamar su atención de un vistazo. Debido al OCR y la traducción, hemos creado una función automática para esas tareas. Ahora todos los datos se podían buscar fácilmente (antes, una persona tenía que leer el documento manualmente). Los documentos estaban disponibles en versiones extraídas en polaco e inglés, respectivamente.

–Una vez que los profesionales legales estaban haciendo preguntas relevantes, agregamos una opción extendida para señalar de qué parte del documento provenía esa información y en qué párrafo.

–Comparación de documentos: la característica principal. Los abogados y asistentes legales podrían cargar toda la documentación pertinente en un PCI DSS seguro. Compare esos documentos entre sí y especifique una serie de preguntas para recuperar toda la información necesaria en una hoja de cálculo calificada. Todo el proceso fue completamente automatizado ya que la Inteligencia Artificial completó todo el trabajo en segundo plano. Comparar 100 documentos de una sola vez tomó solo unos minutos.

Achievement

Nuestro sistema AIdot: la solución SaaS de 'Comparación de documentos' ayudó al bufete de abogados de Varsovia a leer, comprender y revisar más de 4,000 documentos complejos. Esa fue una gran ventaja para cumplir con los plazos ajustados en uno de los proyectos de fusiones y adquisiciones más importantes en un espacio de mercado destacado. Los abogados apreciaron el alto nivel de precisión de la solución de inteligencia artificial (IA).

AIdot System compara documentos de origen con documentos de referencia sobre frases, temas, sentimientos y búsqueda semántica.

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