08 | 09 | 2022

Cómo hacer que la revisión de documentos legales sea menos costosa

Diez formas eficientes de hacer que la revisión de documentos legales y la extracción de datos sean menos costosas | Artículo

Reducir los costos, no la precisión; agilizar las revisiones, no la minuciosidad

La revisión de documentos legales y la extracción de datos suelen llevar mucho tiempo y ser costosas para las organizaciones. Sin embargo, aprovechar la IA para estas tareas ofrece un método mucho más eficiente y preciso, que permite a los profesionales del derecho descargar sus apretadas agendas y centrarse en trabajos de mayor valor. La IA puede comparar y revisar documentos rápidamente, extrayendo detalles complejos que los revisores humanos podrían pasar por alto.

Además, la IA identifica estos detalles críticos y proporciona interpretaciones y explicaciones de los riesgos potenciales dentro de los documentos. Al integrar la automatización y tecnologías avanzadas como el aprendizaje automático (ML) y la inteligencia artificial (IA), los equipos legales pueden reducir significativamente los costos, optimizar los flujos de trabajo y mejorar la precisión general. En este artículo, exploraremos 10 estrategias para reducir costos y aumentar la eficiencia en la revisión de documentos legales y la extracción de datos.

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La eficiencia comienza con una revisión precisa de los documentos y termina con una eficiencia que permite ahorrar costos.

Los bufetes de abogados y los equipos legales corporativos a menudo subcontratan a proveedores externos para extraer datos de contratos de sus carteras de contratos para obtener información procesable. Ahora bien, ¿es posible aumentar la eficiencia, ahorrar costos y mejorar los resultados finales durante este proceso internamente?

Hemos identificado y probado diez formas de hacer que sus proyectos de revisión de contratos y extracción de datos sean menos costosos y, al mismo tiempo, mantengan la precisión. Desde la creación de un proceso de revisión hasta los beneficios de utilizar la inteligencia artificial (IA) y la comprensión del lenguaje natural (NLU), esto proporciona muchos métodos importantes para aumentar la eficiencia de la revisión de contratos.

¿Qué tenemos en mente cuando hablamos de Eficiencia? De media, ganará un día a la semana por empleado cuando utilice tecnologías innovadoras de IA.

Revise los 10 párrafos principales y elija las mejores opciones que se aplicarían a su organización para aumentar los ingresos y los procesos y optimizar el entorno de trabajo actual:

  1. Utilizando la automatización y la tecnología: Una de las formas más efectivas de hacer que la revisión de documentos legales y la extracción de datos sean menos costosas es utilizar la automatización y la tecnología. Esto puede incluir el uso del aprendizaje automático y la inteligencia artificial para automatizar tareas repetitivas, como la clasificación de documentos y la extracción de datos. Estas tecnologías también pueden identificar patrones y anomalías en grandes conjuntos de datos, ahorrando tiempo y reduciendo costos.
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  2. Outsourcing a Firmas Especializadas: Otra forma eficaz de reducir el coste de la revisión de documentos legales y la extracción de datos es subcontratar a empresas especializadas. Estas empresas tienen la experiencia y los recursos para manejar grandes volúmenes de documentos y datos y, a menudo, pueden completar el trabajo más rápidamente y a un costo menor que los equipos internos. Además, la subcontratación puede liberar recursos internos para centrarse en otras tareas importantes.
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  3. La optimización del flujo de trabajo es otra estrategia eficaz para reducir costos y aumentar la eficiencia de la revisión de documentos legales y la extracción de datos.. Esto puede incluir optimizar procesos, eliminar pasos innecesarios y automatizar tareas repetitivas. Al optimizar el flujo de trabajo, las organizaciones pueden mejorar la productividad y reducir costos.
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  4. Optimizacion de los procesos: Implementar mejoras en los procesos es otra forma eficiente de reducir el costo de la revisión de documentos legales y la extracción de datos. Esto puede incluir identificar cuellos de botella, reducir errores y estandarizar procedimientos. Al mejorar los procesos, las organizaciones pueden reducir costos, mejorar la precisión y la eficiencia y aumentar la productividad general.
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  5. Sistemas de Gestión de Contratos y Documentos: Los sistemas de gestión de contratos y documentos también pueden ayudar a que la revisión de documentos legales y la extracción de datos sean menos costosas. Estos sistemas pueden automatizar el proceso de seguimiento, almacenamiento y recuperación de documentos, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para acceder a la información. Además, estos sistemas pueden ayudar a garantizar que los documentos sean precisos, estén actualizados y cumplan con las reglamentaciones.
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  6. Administración de datos: La gestión eficaz de datos también es esencial para reducir costes y aumentar la eficiencia en la revisión de documentos legales y la extracción de datos. Esto puede incluir la implementación de políticas de gobierno de datos, el establecimiento de controles de calidad de datos y la automatización de la validación de datos. Las organizaciones pueden reducir los errores, mejorar la calidad de los datos y aumentar la eficiencia mediante la gestión eficaz de los datos.
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  7. Uso de tecnologías basadas en la nube: El uso de tecnologías basadas en la nube también puede ayudar a que la revisión de documentos legales y la extracción de datos sean menos costosas. Las tecnologías basadas en la nube permiten un fácil acceso a documentos, datos y colaboración desde cualquier ubicación y ofrecen escalabilidad y ahorro de costos. Esto es especialmente beneficioso para organizaciones con muchos trabajadores remotos o que trabajan frecuentemente con partes externas.
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  8. Implementación de herramientas de descubrimiento electrónico: El uso de herramientas de descubrimiento electrónico también puede ayudar a que la revisión de documentos legales y la extracción de datos sean menos costosas. Estas herramientas automatizan el proceso de identificación, recopilación y análisis de información almacenada electrónicamente (ESI) y pueden reducir el tiempo y el costo asociados con la revisión manual de documentos. Las herramientas de descubrimiento electrónico también pueden ayudar a reducir el riesgo de errores, mejorar la calidad de los datos y aumentar la eficiencia.
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  9. Aprovechando el análisis de texto: El análisis de texto también puede ser una herramienta poderosa para abaratar la revisión de documentos legales y la extracción de datos. Las herramientas de análisis de texto se pueden utilizar para extraer automáticamente información clave de datos no estructurados, como contratos, correos electrónicos y otros documentos. Esto puede reducir el tiempo y el costo asociados con la extracción manual de datos y también puede ayudar a mejorar la calidad y precisión de los datos.
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  10. Colaborando con empresas Legaltech: La colaboración con empresas de tecnología jurídica también puede ser una forma eficaz de abaratar la revisión de documentos legales y la extracción de datos. Las empresas de Legaltech a menudo tienen acceso a tecnologías avanzadas y experiencia que las organizaciones pueden aprovechar para mejorar la revisión de documentos legales y la eficiencia y rentabilidad de la extracción de datos. Las organizaciones pueden acceder a las últimas tecnologías, las mejores prácticas y los conocimientos de la industria trabajando con estas empresas para mejorar sus procesos.

¿Puede la IA superar a los abogados en la revisión de documentos? Descubra cómo la tecnología reduce el tiempo y aumenta la eficiencia

El uso de IA para revisar 10 documentos, cada uno de 100 páginas, y extraer información vital respondiendo 70 preguntas específicas puede ahorrar mucho tiempo en comparación con un abogado que realiza la misma tarea manualmente.

Normalmente, la IA puede completar esta tarea en tan sólo unas horas. Por el contrario, un abogado puede dedicar varios días, con un promedio de 8 a 10 horas por día, a revisar meticulosamente cada documento y responder las preguntas. Las herramientas de inteligencia artificial están diseñadas para escanear, interpretar y extraer rápidamente datos relevantes, lo que reduce drásticamente el tiempo de revisión. Si bien la IA ofrece velocidad y eficiencia, garantizar la precisión depende de la calidad del modelo de IA y de la complejidad de los documentos.

Los abogados brindan una comprensión y un contexto matizados que la IA podría pasar por alto, pero con sistemas de IA bien entrenados, la diferencia en precisión puede ser mínima. Por tanto, la integración de la IA en los procesos de revisión de documentos acelera el flujo de trabajo y mantiene un alto nivel de precisión.

 

 


Dato interesante

El tamaño del mercado global de Inteligencia Artificial (IA) fue $93.5 millones de dólares en 2021. Según Grand View Research, Inc., se proyecta que se expandirá a una tasa exponencial (CAGR) del 38.1% entre 2022 y 2030. Para poner esto en perspectiva, más de la mitad de la industria cinematográfica está valorada en 42 mil millones de dólares.

Los números explican el gran valor que tiene la Inteligencia Artificial para las organizaciones y empresas de todo el mundo a pesar de tener solo unos pocos años.


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Maksymilian Czarnecki

La publicación del blog, escrita originalmente en inglés, sufrió una metamorfosis mágica hacia el alemán, árabe, chino, danés, español, finlandés, francés, hindi, húngaro, italiano, japonés, holandés, polaco, portugués, sueco y turco. Si algún contenido sutil perdió su brillo, recuperemos la chispa original en inglés.

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